|
|
|
| |
| 办公效率从哪里来 |
| 加入时间：2008-8-7 |
|
|
很多时候，当我们回头看自己走过的路，会蓦然惊醒：同样的错误犯了一次又一次，日日疲于奔命,工作却在原地踏步。如何及时纠正错误，让自己的工作业绩更出色？也许，有些手段可以帮助我们——现代管理学中，有一个PDCA循环法，它的意思是计划（plan)-实施（do）-检查（check）-改进（action)。
你的工作流程如何？你有什么制胜的法宝？你是否也不知不觉地在用PDCA循环法改进工作方法，提升工作效率？
老板一点没有时间观念
平海驰（自由职业）
现在的工作很难找，可我还是辞职了。老天，办公室的一切基本上都反着规律来，太令人窒息了，我不过是一个月内第三个辞职的员工。
现代管理学有个PDCA循环法，讲究计划-实施-检查-改进这样一个科学的工作流程，我们办公室反PDCA循环法就是没有计划、难于实施、检查太少、改进不力，且让我一一道来。
没有计划，突然袭击，难于实施。一天早上，我还在去公司的路上，老总来了个短信：有一批物料马上要送到办公室，请你接收，并代付送货费。下了车，一路小跑过去，0.9吨的送货车已经等在楼下，几百公斤的货物十来个箱子，一个人哼嘿哼嘿从楼下搬到21楼，大冬天的一身汗流浃背，我容易嘛。另外一次，正在外面联系业务，又是一个短信：赶快回公司，有急事。赶回去一看，一大堆纸堆在电梯前，要送到印刷厂去。知道为什么嘛？自己买纸张为客户印刷样册，节省成本呐，这我理解，不明白的是，为什么不直接送到印刷厂呢？那纸张怎么说来着，一包得有75公斤吧。兄弟我瘦小，吃奶的力气都使出来了……真是难于实施啊！
太少的检查。已经出菲林打小样了，一检查，突然发现了排版上的错误；甚至，已经出成品送到客户那里去了，人家却气冲冲兴师来问罪，还是排版有错误。问题的关键在于，老总自己也经常在外面跑客户，突然一个电话打回来催进度，搞得设计师人心惶惶，急中出错，是自然不过的事情。
“能不能输出前先好好校对一番，咱好歹就是学这个专业的啊？”虽然自己一个人身兼业务、文案创意等担子，常常忙得焦头烂额，我还是向老总建议。“嗯，我们是需要制定一套规章制度！”愚笨，不明白这个回答是什么意思。
改进不力。到这家广告公司工作10个月，成品出错的事情就碰上了两回，可一直“死不悔改”。结果：成本上升，从无奖金。
一切的一切，根源只有一个：公司老总根本没有时间观念。常常发下来一个任务：“这个星期五就要完成啊！客户下个星期要看小样！”结果到下个月还没有人来看。又或者接来一堆业务，却通常要过了几天才交给制作部，然后快到交货的时候一个劲地催，同仁们，完全没有准备呐，早九晚十一二点地加班吧！
受够了，不想再遭这样的罪！
一尺厚的工作日记
Dobzhang（部门主管）
在大学里接触了“质量管理”的概念，但真正用于实践，是在我被提升为公司里的小头目后开始的。
起先，我的工作日记只是记录会议内容、自己做了那些事、说了那些话，以备回顾总结。
后来发现，一个人在家安安静静记日记的过程，正是一日一回头、一事一回顾的过程——不仅检查了自己的工作，而且也是琢磨改进方法、考虑新计划的过程，正好与PDCA循环方法相契合。成功的，记住了就是经验；不当和失败的，记住了就是教训，不会糊里糊涂重蹈覆辙。
记工作日记，使我思想更为清晰、工作更有条理、效率和能力得到提升，也就坚持下来了。
有趣的是，一开始我就是手写日记的。现在电脑已普遍使用，但是我仍在手写日记，从来不在电脑里留一个字的日记，更不会“晒”到网上去。我觉得，手写的白纸黑字，更有利思考与总结。这也许是个人的习惯吧。当然，也有保护隐私的原因，留在办公室的电脑里总是不太放心。
不经意间，工作日记成了我的记忆宝库和档案，至今已积累了一尺厚的日记了。我的意见是在哪次会上提出来的，某人在某个会上报的数字是多少，某人在那天与我谈话时说了什么，诸如此类一清二楚，不会搞错，这使我成为公司里最“清醒”的人之一。对公司，是弥补了信息的不详细部分；对我自己则是提升了工作效率。以至同事们为在三年前的联欢会上得了什么奖打赌，也要根据我查对“黑档案”裁决，十分有趣。
公司里的上司心里很清楚，记日记是个人行为，无法干涉。所以知道我记工作日记并不担心我泄密。倒是有几次反而找我核对“那次在重庆会谈时的宴会某人出席了吗？”、“那次调解时经理当面答应他哪几点了？”之类事情。我对此十分得意。记下一尺厚的工作日记，心血没有白费。
本版整理 施淑洪
小日志有大用
燕萍（人力资源）
我原先上班的那家公司要求写工作日志，以此要求员工更好地完成工作。我觉得，写工作日志不仅仅可以让自己制定工作计划，而且是日后查阅资料的法宝。毕竟，你做过的事情记在本子上，有些是经验，有些是教训，自己应该很清楚。其实，这有点类似于PDCA循环法。
公司要求我们每天填写《工作日志本》，给自己的直接上司来批阅，是梯阶式的上批。我是这样做的，每天下班前，先计划好明天的工作内容以及完成的时间。第二天上班后，就根据昨天的计划来执行。一天后，对所做的计划做检查，比如：原本计划完成的时间和实际做的时间是否有误差，从而不断地改进。计划上没有完成的事情，按照轻重缓急分类：如果是很急的，当天必需完成的事情，就要在下班前甚至加班也要完成；如果不很急，就列入明天的计划。我觉得，这样做真的很好，不会忘事。还可以提前做“预算”，可能会出现下月的某一天要完成的工作，提前写在日志本上的那一天里，便于提醒自己。
每天工作很忙，杂七杂八的事情很多，但写了工作日志，做起事来就会井井有条，工作效率也大大提高了。
现在的我，已经养成了写工作日志的习惯，即使离开了原先的公司，换了单位，还是如此，工作起来感觉得心应手。
快手有快手的烦恼
一平（培训）
天生爱偷懒。上班时喜欢快快地完成手头的事情，留下属于自己的时间。
为了一个“快”字，无形中，就把统筹学学得不错了。刚上班时，这点优势也被我发挥得淋漓尽致：每天上班的路上，脑子里就在盘算当天的工作安排，事情的轻重缓急；每天下班的路上，也把次日要做的事情打个腹稿，上班时按计划一气呵成。
自己把工作安排得井井有条，有时候看着同事们忙得焦头烂额的样子，也为自己能准点下班而沾沾自喜。于是我成了公司里小有名气的“快手”。
正当我陶醉于自己的“快手”称号时，老板来找我：“老李辞职了，他的工作暂时找不到人接手，你有空就先顶一下吧，等新人来了再交接。”天啊，这分明是个“听集结号撤退”的空头许诺嘛——老人能扛下，还招新人干什么？其实，我原先的工作已超额了，前任为此每天忙碌不堪，却成为公司里有名的劳模，而我，却因为“游手好闲”而被加负。
人在屋檐下，不得不低头。我只能再努力挖掘自己的潜力。这次学乖了，不需与人合作的事情尽快完成，多余的时间就属于自己；需要与人协作的事情慢慢处理，免得自己赶工赶好了，还是要干等别人，这样又显得自己太空闲了。每天也不再准时下班，宁可和同事们一样上班猛聊天，下班猛干活，好歹要熬过老板下班后有意无意的张望……
老板还给我们上了时间管理培训课程，可惜大家就是“勤奋学习，屡教不改”，都怕运用得太好，总有一天会被加压加到爆。
“懒”也能很高效
剑华（财务总监）
无论在家里还是单位里，别人都说我“懒”，但同时又不得不承认我很高效。
在家里，我的“懒”主要表现在教育孩子方面。从女儿学走路开始，我就很少去管她了。摔了跤，我懒得扶，都是自己爬起来；吃饭懒得喂，自己拿勺子自己吃；上幼儿园懒得送，自己走路去；上学了，路程很远，差不多有二三站路，我同样没有接送过，全是孩子自己安排学习、娱乐、休息与生活，甚至连中饭也自己解决。让人不解的是我越“懒”，女儿就越勤奋；我越“不管”，女儿就越能干……以至亲朋好友、左邻右舍在怀疑的同时，又非常佩服我的教育方法。
在单位，我也“懒”！一是“懒”得动嘴。除非是有意义的话题，我“懒”得开口说话。二是“懒”得动手，集体大扫除，我一向主张各人自扫门前雪，莫管他人瓦上霜，哪怕是举手之劳，也不会轻易付出。三是“懒”得动脑。别人工作上遇到什么难题，如果不属于我管辖的范围，我通常不闻不问，包括拒绝新人不必要的请教。
从表面看，我的“懒”似乎很“冷酷”，其实不然。之所以“懒”得动嘴，因为说话是要消耗能量的，与其把时间浪费在没有意义的事上，不如花在思考工作计划上；之所以“懒”得动手，是希望大家能有的放矢，明确目标，各司其职，便于实施和检查；之所以“懒”得动脑，则是为了鼓励年轻人更好地发挥主观能动性，善于摸索，积累经验，以利再战……一句话，就是要逼着你不知不觉中改进方法，提升效率。
拯救被“谋杀”的时间
叶花果（职员 广州）
因为耽误了工作进度，我第二次被严厉的女经理批评。她说，我拖了整个部门的后腿，影响了其他部门的配合，导致项目被延期。
虚心接受批评的同时，我忍不住向她抱怨：那么多的工作任务，我一直在马不停蹄地忙着，甚至还加过3天的班呢。
她没有给我面子：“虽然你看起来真的很忙碌，似乎时间根本不够用。可你是否意识到，有些时候你总是一而再、再而三地浪费时间。比如，因为交待不清，常把事情做错；穷于应付突发事件；时常被电话干扰；不考虑轻重缓急；有时凭记忆办事，等等。”说到这里，她停下来，望着我。
我一下子感到心虚。原来，我的很多时间竟是被这样“谋杀”掉的啊。
经理没再多说什么，只是建议我把每天的工作任务用纸和笔记下来，重新安排自己的时间表。
我回到座位上，开始一条一条地罗列自己手头的工作内容，几乎写了满满的一大张纸。然后，我把那些内容按照时间的紧迫程度以及工作的重要性，分门别类地排列次序。
全部安排妥当了，我从上到下看了一遍，发现所有的工作目标一下子清晰地呈现在眼前，原本紧张的心情也刹时变得轻松了许多。当天的工作任务，我竟然提前完成。
以后，每天到办公室，我就按纸上列出的内容，更新每日的工作时间表，掌握工作节奏：哪项工作效益最大，便先行处理，暂时没空理会的便押后。不时检查工作进度，重新审视已做好的规划。碰上大型的工作计划，便仔细计划每一个步骤，避免突发事故延误进度。
当然，有时延误也难免，但我会想办法节省并充分利用其他的时间。比如，我们公司有下午茶的习惯，每一次要花去半个小时左右的时间。这时，如果其他任务比较紧急，我一般只喝一杯茶，离开座位，伸伸手脚，之后又立即“再战江湖”。
经过一段时间的坚持，现在我完全可以做到准时、及时投入工作，不会忘记要办的事；能够按事先计划，如期甚至提早完成工作。 |
一然选自 阿里巴巴-新民晚报 2008-8-7 |
|
|
|
